Strateji geliştirme aşamasında “Neden yapacağız?” sorunun cevabı aranırken kapsam belirleme aşamasında “Ne yapacağız?” sorusunun cevabı aranır. Bu aşamada fonksiyonel özellikler ile içerik gereksinimleri belirlenmektedir. Fonksiyonel özellikler, yazılımın sahip olacağı işlevleri kapsarken; içerik gereksinimleri sunulacak bilgileri kapsamaktadır. Kapsam belirlenirken strateji katmanında alınan kararlar göz önünde bulundurulmalıdır.
İşlevsel özellikler ve içerik gereksinimlerinin tanımlanmasının iki amacı bulunmaktadır. İlki, ürün veya hizmet olarak ne inşa edileceğini bilmektir. Eğer sunmak istediğiniz ürün veya hizmetin özelliklerini net olarak belirler ve ifade ederseniz ekibinizdeki herkes büyük resim hakkında bilgi sahibi olacak, projedeki görevini net bir şekilde tanımlayabilecek ve proje amaçlarına ne zaman ulaşılacağını bilecektir. Kapsamı belli olmayan projelerde sürecin ilkokul yıllarında oynadığımız kulaktan kulağa oyununa dönme ihtimali büyüktür. Ekipteki herkes konu hakkında bir fikir sahibi olacak ancak herkes kendi tanımını yapacaktır. Tasarım ve geliştirme sürecinde görev tanımları ve görev paylaşımı kargaşası yaşanması da oldukça muhtemeldir. Açıkça tanımlanmış kapsam, proje ekibindeki bireylerin görev ve sorumluluklarının net bir şekilde tanımlanabilmesini sağlayarak verimliliği arttırır.
İşlevsel özellikler ve içerik gereksinimlerinin tanımlanmasının ikinci amacı ise ne inşa edilmeyeceğini bilmektir. Sunulmak istenen ürün veya hizmetin pek çok işlev ve özelliğinin olması iyi bir şey gözükür ancak stratejik hedeflerle uyumlu olmayan işlev ve özellikler beraberinde gereksiz iş yükü ve maliyet getirir. O bakımdan kapsam belirleme aşamasında ortaya konan pek çok fikrin arasından eleme yapılmalı hangi işlev ve özelliklerin öncelikli olduğu belirlenmelidir. Ayrıca kapsam, sürecin ve ürünün tanımlanması olarak iki boyutlu olarak düşünülebilir. Hangi zaman diliminde, projenin hangi aşamasında, hangi özellikler üzerinde çalışılacağı planlanmalıdır.
İşlevsel Özellikler
Geliştirilecek yazılımın uygulamasının işlevsel özellikleri hedef kitle ihtiyaçlarına göre belirlenir. Başarılı uygulamalar incelendiğinde hedef kitlenin ihtiyaçlarına odaklanan, hedef kitleye özel tasarlanan ve kullanıcıların ihtiyaçlarına cevap veren fonksiyonlara sahip ürün ve hizmetlerin daha başarılı ve uzun ömürlü olduğu gözlemlenmektedir.
Kullanıcı ihtiyaçlarını belirlerken bazen sadece kullanıcıya basitçe neye ihtiyacı olduğunu sormak yeterli olurken bazen de söz konusu ihtiyaçları belirlemek için daha derinlemesine analizler yapmak ve diğer paydaşlarla da görüşmek gerekir. Kullanıcı ihtiyaç analizini nasıl yaparsanız yapın, temel olarak karşınıza üç durum çıkacaktır. İlki herkesin dile getirdiği, talep ettiği, hissettiği ihtiyaçlardır. İkincisi, yaygın olarak hissedilmeyen ve belirli bir grup tarafından dile getirilen ihtiyaçlardır. Bunların nasıl karşılanabileceği üzerinde çalışmak zaman zaman çok ufuk açıcı olurken, zaman zaman da bu ihtiyaçların çözümünün yapılan fayda maliyet analizi sonucunda göz ardı edilmesi veya ertelenmesi gerekebilir. Üçüncüsü ise insanların farkında olmadıkları ihtiyaçlardır. Bunlar, geleceğe ilişkin ihtiyaçlar olabileceği gibi kullanıcıların tam olarak ne istediklerinin farkında olmamasından kaynaklanabilir ya da kullanıcıların içinde bulundukları durumu kanıksamasından dolayı ihtiyaç belirtmemesinden kaynaklanabilir. Genellikle yapılan görüşmelerin analizi sonucunda proje ekibi tarafından fark edilen ihtiyaçlardır. Zaman zaman yazılımı geliştiren ekip kullanıcıları da kendisi gibi düşünme eğilimine girebilir ancak kullanıcıların geliştiricilerden farklı kullanım alışkanlıkları ve ihtiyaçları olduğu unutulmamalıdır.
İşlevsel özellikler belirlendikten sonra bunlar bir araya getirilerek işlevsel özellikler dokümanı oluşturulmalıdır. İşlevsel özelliklerin yazımında, ne kadar kapsamlı veya kar- maşık olduğundan bağımsız olarak, dikkat edilmesi gereken üç ana kural vardır.
1. Olumlu dil kullanmak: Sistemin yapmaması gereken bir şeyi tanımlamak yerine yapılamaması gereken şeyi önlemek için ne yapılması gerektiğini tanımlamak.
Örneğin:
Sistem, kullanıcının kargo şirketini seçmeden satın alma yapmasına izin vermeyecek.
Eğer kullanıcı kargo şirketini seçmeden satın alma yapmaya çalışırsa sistem kullanıcıyı kargo şirketi seçim sayfasına yönlendirecek.
İlk ifade yerine ikincisini kullanmak, istenmeyen durumda ne yapılacağını tanımladığı için daha yönlendirici ve verimliliği arttırıcıdır.
2. Kesin ifadeler kullanmak: Arzu edilen işlevlerin oluşturulabilmesi için yoruma yer bırakmayacak kesin ifadelerin kullanılması gerekir.
Örneğin:
En popüler videolar vurgulanacak.
Bir önceki hafta en çok izlenen üç video listenin en üstünde yer alacak.
İlk ifadede “popüler” kavramı ile ne kast edildiği açık değildir. En çok izlenen video mu, en çok yorum alan video mu, en çok beğenilen video mu en popüler video olmalıdır açık değildir. Aynı şekilde “vurgulanacak” ifadesi muğlak bir ifadedir, vurgulamak için ne yapılacağı tanımlanmamaktadır. İkinci ifadede ise farklı yorumlara fırsat bırakmayacak şekilde amaca yönelik tanımlamalar açıkça yapılmıştır. “Popülerlik” kavramı yerine “en çok izlenme oranı”, “vurgulanmak” yerine ne yapılacağını kesin bir şekilde ifade eden “listenin en üstünde görüntülenme” eylemi kullanılmıştır.
3. Öznel ifadeler kullanmaktan kaçınmak: Öznel, diğer bir değişle anlamı kişiden kişiye değişen, ifadeler kullanmamak; kesin, açık, net olmanın, belirsizlikten ve yanlış anlaşılmalardan kaçınmanın bir başka yoludur.
Örneğin:
Web sitesi gösterişli olacak.
Web sitesinin arayüzü şirket müdürü Ümit Bey’in “gösterişli algısı” doğrultusunda tasarlanacak.
Web sitesinin arayüzü şirketin kurum kimliği ve marka politikası doğrultusunda tasarlanacak.
İlk ifade de çok büyük bir belirsizlik vardır, kişiden kişiye değişen “gösterişli”den kasıt nedir açıklanmamıştır. İkinci ifade birincisine göre daha açıktır. Sadece arayüz tasarımına odaklanmaktadır ve kime göre gösterişli olacağı sorusunu cevaplamaktadır. Üçüncü ifade ise en doğru yaklaşımı sergilemektedir. Web sayfasının hangi kısmının neye göre tasarlanacağını belirtmektedir. Arayüz, öznel bir kavram olan “gösterişli” yerine daha önceden tanımlanmış “kurum kimliği ve marka politikası” doğrultusunda tasarlanacaktır.
İçerik Gereksinimleri
İçerik dendiğinde çoğu insanın aklına sadece sunulacak metinler gelir ancak içerik sunulacak ürün veya hizmetin içinde yer alan her türlü fotoğraf, ses, video, görsel ve metni kapsamaktadır. Bazen bunların her biri kendi başına, münferit olarak, bazen de bir arada kullanılabilir. Örneğin bir spor olayını anlatan bir gazete makalesinde ilgili fotoğraflar ve videolar kullanılabilir. Kullanılacak tüm içerik türlerini kapsam aşamasında belirlemek o içeriği üretmek için hangi kaynakların kullanılacağını belirlemek, dolayısıyla gerek dosya depolama gerekse network yönetimi bağlamında kaynak planlaması yapabilmek adına önemlidir.
Her bir içeriğin boyutu aşağı yukarı belirlenmelidir. Örneğin metinlerin uzunluğu kelime sayısı bağlamında, fotoğrafların boyutları piksel olarak, video uzunlukları dakika bazında verilebilir. Eğer içeriğin kullanıcılar tarafından indirilmesine izin verilecekse indirilebilir dosya boyutlarının neler olacağı da belirlenmelidir. Dosyaların nasıl yönetileceği ve indeksleneceği üzerinde durulması gereken diğer konulardır.
İçerik hazırlanması zor bir iştir. Özellikle sistemin ilk geliştirme sürecinde çok fazla metin ve görsel üretmek gerekebilir. Söz konusu içeriğin tam olarak ne olacağı, kimin tarafından üretileceği ve ne sıklıkla güncelleneceği de kapsam aşamasında belirlenmelidir. Bazı kurumlar içerik üretimi konusunda hizmet satın almaktadır.
İçerik hazırlanırken amacı unutulmamalıdır. İçeriği geliştirme sürecinde fikir almak zor değildir. Hemen her paydaşın konu ile ilgili pek çok fikri olacaktır. Buradaki muhtemel sorun önem sırasını belirlemek diğer bir ifade ile gelen bu fikirleri projenizin kapsamına uygun olarak tasniflemek ve sınırlamak olacaktır. Bu bakımdan içerikler planlanırken projenin stratejik hedefleri unutulmamalı amaca uygun olmayan içerikler elenmelidir.
Bubuçi 